Gestione e monitoraggio dei fornitori
Un procurement strategico inizia dai Fornitori qualificati, prima ancora di avviare eventuali trattative.
Una struttura di procurement deve dunque porsi i seguenti obiettivi:
- Semplificare la raccolta e il monitoraggio dei dati dei Fornitori per garantire che questi ultimi rispettino le politiche aziendali richieste
- Raccogliere importanti informazioni sulla qualifica dei Fornitori attraverso questionari interni ed esterni
- Selezionare i Fornitori migliori valutando le qualifiche, i fattori di rischio e la compliance alla policy aziendale
- Essere costantemente informati ed aggiornati rispetto a cambiamenti che potrebbero influire sulla gestione dei Fornitori, sulla loro operatività e su eventuali fattori di rischio
La piattaforma AffiData Cloud rappresenta la soluzione ideale per la gestione ed il mantenimento del proprio Albo Fornitori.
Ogni azienda ha la necessità di presidiare e amministrare il patrimonio informativo relativo ai propri Fornitori, e di interagire con essi in maniera strutturata ma semplice.
AffiData Cloud è la soluzione totalmente web-based in Cloud che supporta l’azienda durante tutto il processo di qualifica e gestione del parco Fornitori, dalla raccolta delle informazioni e dei documenti, al monitoraggio dello stato del Fornitore.
Attraverso la piattaforma AffiData un Fornitore può in autonomia inviare al Procurement una specifica richiesta di prequalifica compilando l’apposito form web, indicando i propri dati generali, la tipologia di fornitura, la categoria merceologica e la relativa copertura territoriale.
Il Procurement avrà quindi modo di ricevere una notifica e-mail che lo avviserà della presenza di una nuova richiesta di prequalifica.
Accedendo al sistema, l’utente potrà visualizzare i dati del Fornitore e decidere se approvare o respingere la richiesta, in assoluta autonomia e tempestività.
Qualora questa sia stata approvata, il sistema invierà in automatico un’e-mail al Fornitore pre-qualificato con le credenziali di accesso alla piattaforma per la compilazione dei relativi questionari e l’inserimento dei documenti specifici quali, ad esempio, il DURC, la Visura Camerale, certificazioni ISO, assicurazioni, specificando la data di scadenza degli stessi.
Una volta completato l’inserimento dei documenti, il Procurement accedendo al sistema avrà la possibilità di consultare e scaricare i relativi documenti, valutarli ed approvarli.
Al Procurement è consentito quindi di monitorare costantemente la situazione dei propri Fornitori, visualizzando regolarmente lo scadenziario dei loro documenti.
Inoltre, il Buyer sarà sempre allertato tramite notifiche e-mail generate dal sistema nel caso di documenti in prossimità di scadenza o scaduti.
Benefici
- Migliore qualità e accuratezza dei dati sui Fornitori
- Collaborazione semplificata
- Migliore compliance con le policy aziendali
- Minor tempo speso per l’onboarding
- Performance e risk assessment facilitati
- Unico repository documentale
Servizio di verifica documentale
Diadema è in grado di supportare il Procurement del cliente nella fase di verifica della documentazione predisposta da ogni Fornitore.
Il proprio personale qualificato, infatti, provvederà alla gestione della documentazione verificandone la congruità e validità per conto del cliente, consentendo al suo staff di concentrarsi sulle proprie attività prioritarie.
Servizio di Help Desk
Diadema mette inoltre a disposizione un proprio servizio di Help Desk di primo livello dedicato sia al Procurement del cliente, sia all’intero parco Fornitori, per supportare tutti gli utenti nell’utilizzo della piattaforma ed aiutarli nell’operatività quotidiana.
Caratteristiche
- Questionari differenziati in base alla tipologia di fornitura (servizi, fornitura di materiali, etc.);
- Gestione documentale con scadenziari ed alert per avere sempre sotto controllo lo stato dei Fornitori;
- Cruscotti di analisi e di verifica;
- Condivisione della conoscenza dei Fornitori sia con la comunità del Procurement, sia con i Fornitori stessi;
- Valutazione del Fornitore;
- Alert e reportistica sulla scadenza dei documenti e sullo stato dei Fornitori;
- Funzionalità di ricerca dei Fornitori qualificati secondo diversi criteri parametri;
- Workflow per la gestione del processo di pre-qualifica e qualifica;
- Possibilità di integrazione con altri sistemi corporate (ERP, CRM, etc.).